Работа с заказами

Интерфейс списка

Вкладки вверху — это статусы заказов. На каждой вкладке показано количество заказов в этом статусе. Кликните на вкладку — увидите заказы в этом статусе.

Переключение вида: кнопки «Карточки» / «Таблица» в правом верхнем углу.

• Карточки — удобно для работы на кассе, все данные сразу видны
• Таблица — удобно для аналитики, можно настроить колонки

Ширина карточек настраивается в Заказы → Настройки → Отображение заказов (компактные / средние / крупные); карточки растягиваются на всю ширину ряда.

Поиск: поле «Имя или телефон…» — ищет по имени клиента и номеру телефона в рамках выбранного статуса.

Фильтры в таблице: воронка в шапке колонки — по типу доставки (доставка / самовывоз), по способу оплаты (наличные / карта / онлайн), по филиалу. Что сейчас включено, видно строкой «Фильтры» под поиском: крестик на теге снимает один фильтр, «Сбросить всё» — сразу все. Строку поиска сброс не трогает: у неё свой крестик.

Сортировка: стрелки в шапке колонок «Имя», «Телефон», «Доставка», «Оплата», «Время», «Сумма».

Состав в таблице: позиции заказа идут списком, по одной на строку — в заказе из нескольких блюд нужное видно сразу. Номер заказа при этом всегда в одну строку, даже если он длинный: таблица в таком случае прокручивается вбок.

Открыть заказ: клик по номеру заказа в первой колонке (клик по остальной строке ничего не открывает — в строке живут чекбоксы и кнопки).

Выгрузка: кнопка «Экспорт» справа над таблицей — CSV / Excel / PDF по всей текущей выборке (все страницы после поиска и фильтров), а не по видимой странице. Очень длинная выборка выгружается первыми 5000 строк — об этом сообщит предупреждение.

Страницы: 25 строк по умолчанию, переключатель 10/25/50/100 внизу таблицы; выбранный размер запоминается.

Карточка заказа

На каждой карточке:

• Номер заказа и текущий статус (цвет совпадает с группой статуса)
• Тип: «Доставка» / «Самовывоз» / название стола
• Время создания (относительное — «5 мин назад», при наведении — точное)
• Имя и телефон клиента (по телефону можно позвонить кликом)
• Адрес (для доставки)
• Состав: до 3 позиций, остальные скрыты под «+X ещё»
• Промокод или акция (если применялись)
• Итоговая сумма и способ оплаты
• Тег запланированного времени (для предзаказов) — «Сегодня 14:00», «Завтра 10:30» или «25.04 14:00» с иконкой часов
• Кнопки быстрого перехода — до 2 кнопок для смены статуса (настраиваются в разделе Статусы). Для запланированных заказов скрываются, пока заказ не переведён в статус «Запланировано» — это защита от случайной отправки на кухню раньше времени.

Открытие заказа

Кликните по карточке — откроется детальная страница заказа со всей информацией и возможностью редактирования.

Создание заказа вручную

Кнопка «+ Новый заказ» в правом верхнем углу.

Поля формы

Клиент:

• Имя (необязательно)
• Телефон (обязательно)

Как только телефон введён полностью, система ищет клиента в базе по номеру. Если он там есть — под полями появляется подсказка с его именем, тегами и последними заметками, а имя подставляется автоматически (если вы его ещё не вписали; ваш ручной ввод не затирается). Это сразу показывает, постоянный это клиент, есть ли по нему важные пометки. Поменяли телефон на другой номер — подсказка обновится под нового клиента.

Тип заказа: Доставка / Самовывоз / Со стола

Для доставки — адрес:

• Основной адрес с автоподсказками (DaData)
• Подъезд, Этаж, Квартира, Домофон
• Система автоматически определяет зону доставки и показывает стоимость

Время:

• «Как можно скорее» — стандартный заказ
• «К определённому времени» — предзаказ. Выберите дату и время из доступных слотов (слоты фильтруются по рабочим часам, буферу закрытия и минимальному времени подготовки)
• За сколько готовить (слайдер) — доступен только для предзаказов. Сколько минут до назначенного времени заказ должен попасть на кухню. От 15 минут до 3 часов, по умолчанию 60 минут. Например: заказ к 14:00, слайдер 60 минут → кухня получит заказ в 13:00.

Состав заказа:

• Добавляйте блюда кнопкой «+ Добавить блюдо»
• В пикере можно выбрать модификаторы, убрать ингредиенты, выбрать добавки

Скидка/промокод: выберите из списка доступных акций или введите промокод

Оплата: Доступные методы зависят от настроек (Заказы → Настройки → Методы оплаты). Доступны «Наличные» и «Карта при получении». Онлайн-оплата временно недоступна — пункт в настройках заблокирован до подключения платёжного провайдера. При оплате наличными покупатель может указать, нужна ли сдача — сумма отображается в карточке заказа.

Смешанная оплата (частичный расчёт): при завершении заказа можно разбить оплату на два способа. Отметьте «Смешанная оплата», выберите основной способ и укажите, сколько получено противоположным способом — остаток ложится на основной (например, итог 1000 ₽, основной «Наличные», в поле «Картой» 400 ₽ → наличными 600 ₽). В карточке закрытого заказа видна сама разбивка — сколько получено наличными и сколько картой; поменять записанные суммы или отменить смешанную оплату из карточки нельзя, ошибку кассира исправляют отменой/перевыставлением чека. Частичный расчёт можно отключить в настройках (тогда доступны только наличные/карта).

Поля разбивки появляются в момент, когда вы закрываете заказ — переводите его в завершённый статус. Это и есть момент, когда деньги реально берут на кассе, и разбивка считается от итоговой суммы чека. Пока заказ в работе, полей нет: сумма чека ещё может измениться (дозаказали блюдо, дали скидку), и записанная заранее разбивка разошлась бы с итогом — отчёт «сколько прошло наличными и сколько картой» начал бы врать.

В доставке и за столом разбивку вводят там, где принимают деньги: курьер — в своей карточке при выдаче, официант — в расчёте стола.

Комментарий — только при создании (не при редактировании)

После создания заказ появляется в соответствующей вкладке статуса.

Редактирование заказа

На детальной странице заказа поля доступны для редактирования в зависимости от прав роли и статуса заказа. Изменения применяются кнопкой «Сохранить».

Пока заказ в группе «Новые» и ещё не ушёл на кухню — редактируется всё: клиент, адрес, тип доставки, состав, оплата. Как только заказ попал в очередь кухни, полная замена состава закрывается (продукты уже могли уйти в работу и списаться со склада) — дальше позиции меняются точечно, как в принятом заказе.

Как только заказ принят (группа «В работе»), состав уже не редактируется свободно: менять можно клиента, оплату, стоимость доставки, адрес (с перепроверкой зоны) и время, а позиции — точечно (дозаказ, удаление, правка) с оглядкой на кухню.

Если заказ уже ушёл на кухню, при добавлении блюда появится предупреждение — подробнее в разделе «Дозаказ блюда в принятый заказ» ниже.

Акция закрепляется за заказом в момент оформления. Открытие и сохранение уже созданного заказа не подберёт другую акцию и не отнимет текущую, даже если «счастливые часы» давно кончились. Гость заказал со скидкой — скидка остаётся его.

Если вы меняете состав (клиент согласился на замену блюда, дозаказал или отказался от позиции), скидка пересчитывается по той же акции и по её условиям на момент заказа: было −15% — останется −15%, но уже от новой суммы. Пересчёт применяется сразу, отдельно нажимать «Сохранить» не нужно.

Скидка снимается только в одном случае — когда чек после вашей правки перестал дотягивать до минимальной суммы акции; причина появится рядом с полем. Если же акцию тем временем выключили или промокод исчерпал лимит — скидка у гостя остаётся: он получил её честно, когда оформлял заказ. Рядом с полем появится пояснение, что акция больше не действует.

У такой «спасённой» скидки есть особенность: правила акции уже нет, поэтому система держит долю, а не рубли. Убрали половину чека — скидка уменьшится ровно вполовину. А вот если чек, наоборот, вырос, скидка останется прежней и не подрастёт: подобрать акцию заново система не может, и завышать её не станет. Нужна скидка побольше — примените другую акцию вручную.

Сменить акцию можно вручную в любой момент: выбором в списке, подсказкой «Применить» или пунктом «Не применять». Выбранная вручную акция проверяется по текущему времени — как при оформлении нового заказа.

Дозаказ блюда в принятый заказ

В принятый заказ доставки или самовывоза можно дописать блюдо (например, клиент перезвонил «добавьте ещё бургер»): под составом остаётся кнопка «Добавить».

Если заказ уже ушёл на кухню, перед добавлением появится предупреждение: то, что уже отдано повару, готовится как было, а новая позиция пойдёт отдельно. Она не подмешивается в блюда, которые уже в работе, поэтому заказ соберётся позже — если гостю называли время выдачи, уточните его заново.

После подтверждения позиция появляется в составе, сумма заказа пересчитывается, а в «Истории» фиксируется событие «Добавлены позиции».

Удаление и правка позиций принятого заказа

В принятом заказе у каждой позиции есть кнопки «изменить» (количество, модификаторы, добавки) и «удалить». Действуют правила:

• Кухня уважается по каждой позиции отдельно. Если блюдо уже готовят (его тикет на кухне в работе или готов) — менять и удалять его нельзя, кнопки заблокированы с подсказкой «Уже готовится». Соседние позиции того же заказа, которые ещё не взяли в работу, при этом редактируются свободно. Если модуль кухни выключен — ограничений нет.
• Последнюю позицию удалить нельзя — заказ не должен остаться пустым. Чтобы убрать заказ целиком, переведите его в статус «Отменён».
• Цена берётся из чека, а не из сегодняшнего меню. Гость заказал пиццу за 520 ₽ — он платит 520 ₽, даже если в меню она уже стоит 600 ₽. Правка меняет только состав: модификаторы, добавки, количество. То же самое с надбавкой за вариант и с ценой добавки — они остаются такими, какими были в момент заказа.
• Блюдо в строке поменять нельзя — правится только его состав. Нужно другое блюдо: удалите позицию и добавьте новую (тогда она посчитается по текущему меню). Поэтому в окне правки не показывается каталог: вы правите ту позицию, которую гость уже заказал.
• Блюдо, снятое с продажи, всё равно правится. Гость его уже купил, и убирать его из чека из-за того, что оно пропало из меню, неправильно. Если блюдо удалили из меню совсем, окно правки честно скажет об этом.
• При удалении/правке сумма пересчитывается, кухонные тикеты затронутой позиции пересоздаются под новый состав, а в «Истории» фиксируются события «Удалена позиция» / «Изменена позиция».

Правка адреса принятого заказа

Адрес доставки принятого заказа можно изменить (например, клиент перезвонил и уточнил адрес). Поле адреса с подсказками DaData становится доступным, зона доставки перепроверяется автоматически, стоимость доставки пересчитывается. Действуют ограничения:

• Адрес вне зон доставки — сохранить нельзя, поле подсветится ошибкой «Адрес вне зоны доставки».
• Адрес в зоне другого филиала — сохранить нельзя: филиал у принятого заказа зафиксирован, перенести заказ в другой филиал нельзя. Нужен новый заказ на нужный филиал.

Смена времени принятого заказа

Время предзаказа («к определённому времени») у принятого заказа можно поменять — поле доступно в блоке времени, изменение применяется кнопкой «Сохранить» и фиксируется в «Истории». Состав и кухонные тикеты при смене времени не затрагиваются.

Смена статуса

Способ 1: Кнопки быстрого перехода на карточке заказа. Переводят сразу в нужный статус одним кликом.

Способ 2: На детальной странице кнопка «Сменить статус» → выберите из списка.

Если подключён склад и у заказа есть филиал, при принятии (перевод из группы «Новые» во «В процессе») система может показать предупреждение «Не хватает сырья» — потребность заказа (полный состав: модификаторы, размер, добавки, наборы, минус убранные ингредиенты) сравнивается с доступным остатком: физический остаток минус то, что уже забронировано другими принятыми заказами.

Предупреждение приходит до перевода заказа, с выбором: «Всё равно принять» (сырьё уйдёт в минус, заказ уедет на кухню) или «Не принимать» — тогда заказ остаётся в «Новых», и можно сначала оприходовать сырьё или позвонить гостю. Принятие заказа бронирует его ингредиенты — следующий заказ на тот же продукт увидит уже уменьшенное «доступно».

Запланированные заказы

Если у заказа указано время «к определённому времени» — меню смены статуса работает иначе: пока заказ висит в группе «Новые», оператору доступны только переход в «Запланировано» или отмена. Перейти сразу в «Принят» или «На кухне» нельзя — иначе кухня получит заказ раньше времени.

После перевода в «Запланировано» система сама переведёт заказ в рабочий статус (настраивается в Заказы → Настройки → Предзаказы → Статус после срабатывания), когда настанет время начала готовки.

Просроченный предзаказ (назначенное время уже прошло) ведёт себя иначе: ждать нечего, поэтому заказ не загоняется в «Запланировано» — он принимается как обычный и сразу доступен для перевода в работу. На карточке такой заказ помечается красным тегом «Просрочен», а в блоке времени показывается предупреждение. Если заказ всё же оказался в «Запланировано» с прошедшим временем, система переведёт его в рабочий статус при ближайшей проверке (раз в минуту) — а если «Статус после срабатывания» не выбран, используется статус готовки с кухни.

Заметки к заказу

В карточке заказа — вкладка «Заметки». Добавляйте внутренние комментарии, которые видны только в панели управления, не клиенту. Полезно для пометок типа «клиент позвонил, просит подождать» или «адрес уточнён». Число заметок видно прямо на вкладке.

История заказа

Вкладка «История» в карточке заказа — хронологический лог всех изменений статусов с временными метками.

Клиент из базы

Если телефон заказа найден в базе клиентов, в заказе показывается блок клиента: ссылка на его карточку (открывается в новой вкладке), его теги и последние заметки. Так оператор сразу видит, что это за клиент (VIP, оптовик, есть ли особые договорённости) прямо из заказа, не переходя в базу. Блок виден при праве Просмотр базы клиентов; если телефона нет или клиента в базе нет — блок не показывается.

Массовые операции

В режиме таблицы — отметьте несколько заказов чекбоксами. Появится панель:

• Сменить статус — массовая смена всех выбранных заказов
• Снять выделение — сбросить отметки

Выгрузка из этой панели убрана: кнопка «Экспорт» над таблицей отдаёт всю текущую выборку целиком, а не только отмеченные строки.

Уведомление о новых заказах

Баннер «Появились новые заказы — нажмите, чтобы обновить» появляется в верхней части списка когда приходят новые заказы пока вы смотрите текущий список. Кликните на него чтобы обновить.