Касса

Как открыть смену

1. Выберите филиал в шапке и нажмите Открыть кассу — кнопка стоит в шапке страницы, пока касса этого филиала закрыта (в режиме Все филиалы кнопок нет: открывать нужно внутри филиала).
2. Выберите Филиал: смена ведётся по филиалу, в одном филиале одновременно открыта только одна смена. Если филиал один или выбран в шапке, он подставится сам. Администратор филиала открывает смену своего филиала, владелец выбирает любую.
3. Пересчитайте наличные в кассе и введите сколько наличных в кассе сейчас — это стартовая сумма (размен). Ноль — тоже законная сумма, а пустое поле форма не примет.

Слепой пересчёт при открытии

Поле суммы всегда пустое: сколько осталось с прошлого закрытия, форма не подсказывает — считать нужно по факту, а не нажимать «Открыть» не глядя. Fastio сверяет вашу сумму с тем, с чем закрылась последняя смена этого филиала:

• Сошлось — касса открывается, вопросов нет.
• Не сошлось — форма покажет «Вчера закрыли с 1 000 ₽, у вас 800 ₽ (−200 ₽). Опишите, пожалуйста, причину расхождения» и попросит причину (до 500 знаков). Касса не блокируется: напишите причину и откройте смену. Пересчитали и поняли, что ошиблись, — нажмите «Пересчитал — сумма другая».

Разница и причина сохраняются в смене и не редактируются. В отчёте смены появляется выделенная цветом плашка «При открытии не сошлось с прошлым закрытием» — полосой из трёх чисел: «Прошлая смена закрыла 1 000 ₽» → «Эта смена открыла 800 ₽» → «Разница Не хватило 200 ₽», а под ней — «Причина: …» (недостача — красная, излишек — жёлтая). Каждая неудавшаяся попытка открыть кассу остаётся в журнале: кто ввёл, сколько и что было «вчера». Когда смену всё-таки открыли, в неё попадают попытки всех сотрудников этого филиала после последнего закрытия, и в ленте Что было в смене они стоят перед строкой «Смена открыта» серой строкой без суммы, например: «10:02 Ввели 2 000 ₽ — не сошлось со вчерашним, пересчитали · деньги не двигались» (под ней — кто вводил), «10:05 Смена открыта — Петя, 1 000 ₽». Красной суммы там нет: попытка — не движение денег. Так видно, что сумма подбиралась по подсказке, а не считалась, — даже если открывал уже другой человек. Попытки не стираются и не правятся; «Пересчитал — сумма другая» их не скрывает. Верная с первого раза сумма строки не оставляет. У первой смены филиала сверять не с чем, она открывается без вопросов.

Вторую смену в том же филиале открыть нельзя: система ответит, что в этом филиале смена уже есть. Смены «на всё заведение» нет ни в каком режиме. Если в шапке выбрано Все филиалы, на вкладке Касса сейчас — сводка «Открыто X из Y · в кассах N ₽» (сумма «в кассах» считается только по строкам, которые остались в таблице после фильтров в шапках колонок; «Открыто X из Y» от фильтров не зависит) и по строке на филиал с открытой кассой: кто открыл, сколько денег в кассе и что тревожит. Периода на этой вкладке нет: это состояние на сейчас. Смена, которая висит не первый день, стоит первой в таблице, строка залита цветом, рядом «3-й день · пересчитайте и закройте»; если при открытии стартовая сумма не сошлась с прошлым закрытием, в строке написано «При открытии не хватило 300 ₽» (или «При открытии лишние …»). Филиалы с закрытой кассой свёрнуты строкой «Касса закрыта ещё в N филиалах» под таблицей. Архивный филиал виден здесь, только если в нём осталась открытая смена, — с пометкой «в архиве». Карточек открытых смен в этом режиме нет — за подробностями переключитесь на нужный филиал. Открыть кассу можно и оттуда, выбрав филиал в форме. Если в заведении всего один филиал, режима «Все филиалы» нет: сразу видна карточка его смены.

Сумма последнего закрытия видна владельцу и тем, у кого есть право

Сумму, с которой закрылась последняя смена филиала, до открытия следующей смены в этом филиале видит владелец заведения и сотрудники с правом «Видеть сумму закрытия последней смены до открытия следующей» (оно в группе «Касса» настроек ролей; у роли «Администратор» оно включено сразу, остальным его выдаёт владелец или администратор — в настройках ролей). Остальным сотрудникам вместо неё в отчёте, в «Истории смен» и в обзоре написано «скрыто до открытия следующей смены» (в обзоре такая смена в расхождения не входит, под таблицей есть пометка). Так система не отдаёт готовую сумму закрытия, «должно быть», разницу, движения и комментарий последней закрытой смены. Продажи и стартовая сумма — обычные данные заведения (журнал продаж, заказы): кто имеет к ним доступ, может пересчитать сумму сам, и это сознательно — скрыть продажи от тех, кто и так видит заказы, нельзя. Но в «Наличных продажах» обзора продажи такой смены у остальных сотрудников не учитываются. Отчёт такой смены показывает время и кто её открыл и закрыл, но не деньги и не комментарий: старт, наличные продажи, внесения, изъятия, движения и комментарий тоже написаны как «скрыто до открытия следующей смены». Владелец и сотрудники с этим правом видят всё. Как только в филиале открыли новую смену, прошлая видна всем. Сам закрывающий смену итог при закрытии видит.

Что видно в открытой смене

Вкладка Касса сейчас показывает открытую смену — живой отчёт «на сейчас». Кнопки Внести, Изъять и Закрыть смену стоят в шапке страницы (на телефоне — в меню «⋯» вверху); пока касса открыта, кнопки «Открыть кассу» нет. Вверху открытой смены — одна серая строка «Открыта сегодня в 09:12 · Анна» (в отчёте закрытой смены — статус, учётный день, «Открыл …» и «Закрыл …»). Слева — крупная цифра Должно быть в кассе («сверьте с кассой при закрытии»), справа деньги смены плитками: Было на старте, Наличными (с числом заказов), От курьеров, Вернули клиентам, Внесли, Изъяли; нулевые плитки не показываются, а под плитками, если есть «Внесли» или «Изъяли», стоит сноска «Внесли и изъяли — на выручку не влияют». Ниже — лента Что было в смене. Всё пересчитывается само при каждом действии. Если кассу не удалось загрузить, вместо неё появится «Не получилось загрузить кассу» с кнопкой Повторить.

Должно быть в кассе = стартовая сумма + наличные оплаты за время смены + наличные, принятые от курьеров за время смены, + внесения − изъятия − деньги, возвращённые клиентам (строка «Вернули клиентам»).

В «наличные оплаты» входят:

• заказы, оплаченные наличными;
• визиты салона, оплаченные наличными (наличная часть визита);
• наличная часть заказа с разбивкой оплаты (например, 300 ₽ наличными и остаток картой — в кассу идёт только 300 ₽).

Наличные курьера в «наличные оплаты» не входят: деньги за доставку, которую закрыл сам курьер, числятся на нём, пока их не приняли (Курьерка → Обзор → Принять наличные, см. Курьерка). Принятая сумма появляется в смене, открытой в момент приёмки, отдельной строкой Приняли от курьеров — ровно та, что вы насчитали. Если доставку закрыл сам филиал, не курьер, деньги идут в «Наличные продажи» как обычно.

Не входят: оплата картой и онлайн, отменённые заказы, заказы, оплаченные до открытия смены или после её закрытия. Момент оплаты — это момент, когда заказ закрыли как оплаченный.

Чаевых в Fastio нет, поэтому в смене их тоже нет. Деньги клиенту за выполненный заказ доставки или навынос возвращает кнопка «Вернуть деньги…» в карточке заказа (нужно право «Возврат по выполненному заказу») — в смене это отдельный расход «Возврат по заказу № N». Для чека стола отдельной операции нет: отменить оплаченный чек можно, а деньги клиенту возвращает касса руками (см. ниже).

Отмена и повторная отметка заказа

• Отменили оплаченный наличными заказ, пока смена открыта — «Должно быть в кассе» уменьшится на его сумму. Это относится и к чеку стола, отменённому после оплаты (кнопка «Отменить после оплаты» в Столы → История, нужно право «Отмена оплаченного чека стола»; см. Столы). Отдайте эти деньги клиенту из кассы, иначе при закрытии будет излишек. Так же и с наличными, которые курьер уже сдал: если их приняли в эту открытую смену, а заказ потом отменили, «Должно быть» уменьшится на сумму этого заказа; если курьер ещё не сдал, сумма просто пропадёт из его «на руках». Изъятием этот возврат не оформляйте — иначе сумма вычтется дважды.
• Исправили ошибку в пробитом наличном чеке стола, пока смена открыта (карандаш «Исправить ошибку расчёта» в карточке чека) — «Должно быть в кассе» уменьшится на разницу само. Разницу верните клиенту из кассы, а изъятием не оформляйте — иначе сумма вычтется дважды и будет ложный излишек.
• Вернули деньги за выполненный заказ («Вернуть деньги…»), оплаченный наличными в одной из прошлых смен — закрытая смена не меняется, а в текущей открытой смене сам появляется расход «Возврат по заказу № N» на сумму наличной части (изъятием вручную не оформляйте — вычтется дважды). Если сейчас нет открытой смены, возврат наличных не пройдёт: «Откройте смену, чтобы вернуть наличные». Заказ, оплаченный картой, расхода не даёт; оплаченный в текущей открытой смене — тоже: «Должно быть в кассе» уменьшается само. Доставка с наличными курьера: если курьер уже сдал деньги в ещё открытую смену — расхода нет, «Должно быть» уменьшится само; если их приняли в смену, которая потом закрылась, — расход появится в текущей смене; если деньги ещё у курьера — сначала примите их (Курьеры → «Принять»), потом возвращайте: «Сначала примите наличные у курьера». Заказ без филиала (или филиала, который убрали в архив) при нескольких открытых сменах просит выбрать филиал вверху — расход ляжет в смену выбранного филиала; при одной открытой смене — в неё. Пока возврат идёт, закрыть эти смены нельзя — закрытие дождётся.
• Отменили заказ, оплаченный в уже закрытой смене (чек стола, отменённый после оплаты, и т. п.; выполненный заказ доставки или навынос возвращается кнопкой выше) — закрытая смена не меняется. Если деньги возвращаете из кассы, отметьте это в текущей смене изъятием с комментарием (например, «возврат по заказу №…»).
• Заказ вернули из «Выполнен» и снова отметили выполненным на следующий день — оплата засчитается в ту смену, где заказ отметили повторно. Чтобы сверка не запутала, напишите об этом в комментарии при закрытии.

Внесения и изъятия

Деньги, которые не связаны с заказами, отмечайте кнопками Внести (например, добавили размен) и Изъять (например, сдали выручку в сейф или инкассацию). Укажите сумму и, если хотите, причину в свободном поле (если у заведения есть список причин — они показаны кнопками, последняя «Другое» открывает поле для своего текста; нет списка — просто поле; список причин внесения и изъятия заведение настраивает во вкладке Касса → Настройки, по умолчанию у изъятия «Инкассация» и «Хозрасходы», у внесения подсказок нет); в окне видно, как изменится сумма в кассе («в кассе 11 430 ₽ → 13 430 ₽»). Если изымаете больше, чем лежит в кассе по учёту, окно покажет красную строку «касса уйдёт в минус на N ₽ — чаще всего это опечатка в сумме», а по нажатию «Изъять» откроется подтверждение «Касса уйдёт в минус на N ₽. Изъять?»: запрета нет — учёт мог разойтись с реальностью, но минус всплывёт при закрытии смены: при закрытии появится излишек на эту сумму. Записи видны в отчёте в блоке «Что было в смене» — с именем сотрудника и временем. Без них сверка не сойдётся: система не узнает, куда делись деньги.

Как закрыть смену

1. Дождитесь, пока курьеры сдадут наличные, и примите их. Пока деньги у курьера, в «Должно быть» они не входят. Закрыть смену можно и не дожидаясь: в окне закрытия будет строка «У курьеров N ₽ — попадут в смену, где их примут», и эти деньги войдут в ту смену, где вы их примете.
2. Пересчитайте наличные в кассе.
3. Нажмите Закрыть смену. В окне сразу написано Должно быть (например, 11 430 ₽). Введите насчитанную сумму: под полем появится «Не хватило 230 ₽ · пересчитайте ещё раз» или «Лишние 230 ₽».
4. Если сумма не сошлась, причина обязательна (Fastio не закроет смену без неё), под суммой появится плашка с итогом («Не хватило 230 ₽» — красная, «Лишние 70 ₽» — жёлтая), а кнопка будет называться «Закрыть с недостачей» (или «Закрыть с излишком»). Причину вводят в многострочное поле; если оставить его пустым, под полем появится «Укажите причину расхождения». Если пока вы считали, «должно быть» изменилось (прошёл наличный заказ или приняли курьера), окно покажет новую сумму и попросит проверить ещё раз.
5. Подтвердите.

Ноль принимается (касса пуста), пустое поле — нет.

После закрытия сразу открывается отчёт смены:

• сверху цветная плашка-вердикт: «Недостача 50 ₽» (сколько не хватает или лишнее — без пересказа сумм, они ниже). Красная — недостача (насчитали меньше), жёлтая — излишек (больше), зелёная — сошлось. Копейки учитываются: расхождение в 40 копеек не выглядит как «сошлось»;
• крупная цифра Пересчитали по факту — то, что ввели вы, и под ней «должно было быть …» по учёту;
• плитки денег — из чего сложилось «должно быть» (старт, наличные продажи, приём от курьеров, возвраты клиентам, внесения, изъятия);
• лента Что было в смене: открытие, каждое внесение и изъятие, закрытие — со временем, именем сотрудника и суммой.

Закрыть чужую смену можно только с правом shifts.manage.

История смен

На вкладке История смен (рядом с вкладкой Касса сейчас) — закрытые смены за период: над таблицей кнопка периода (7 дней / 30 дней / всё время или Свои даты — любой отрезок); выбранные даты видны на самой кнопке периода, отдельной подписи под ней нет. По умолчанию — последние 30 дней (учётных дней заведения). Таблица — как остальные таблицы админки: справа над ней кнопка Столбцы (какие колонки показывать, на телефоне тоже), в шапках колонок Итог смены, Кто закрыл (и Филиал в режиме «Все филиалы») — воронки-фильтры, внизу — постраничная навигация. На телефоне это та же таблица с прокруткой вбок.

В строке смены: кто закрыл, наличные продажи, колонка Расхождение при открытии (расхождение со вчерашним закрытием и причина) и Итог смены — «Сошлось», «Не хватило 350 ₽» или «Лишние 120 ₽» с причиной в кавычках. Смена, закрытая ровно в ноль, подписана «Сошлось», а не «0 ₽». Строка открывает отчёт в боковой панели — тот же, что вы видели при закрытии. Если смен в периоде больше 500, показаны последние 500 (над таблицей будет пометка) — сузьте период. Архивный филиал в истории виден с пометкой «в архиве».

Смена не режется полночью

Смена длится от момента открытия до момента закрытия, а не «до конца суток». Бар, открывший смену вечером и закрывший под утро, получает одну смену, а не две. В отчёте указан Учётный день — день, в который смена открыта, с учётом настроенного Начала учётного дня (см. Контакты). Так ночная смена попадает в те же сутки, что и остальные отчёты заведения.

Если модуль выключили

Если модуль Касса выключен или тариф не включает его, раздел Касса пропадает из меню, а открыть новую смену или внести/изъять наличные нельзя. Уже записанные смены и отчёты при этом не удаляются.